Inbox & e-mail
Gedeelde mailbox op orde
Nu
Info@ loopt vol. Iemand leest elke mail, sleept hem naar de juiste map en zoekt uit wie hem moet beantwoorden.
Met AI
AI leest mee, labelt elke mail (order, factuur, klacht, vraag), zet hem bij de juiste collega en schrijft alvast een conceptantwoord. Jij leest na en drukt op verzenden.
Rekenvoorbeeld: 60 mails per dag × 2 minuten sorteren = 2 uur per dag. Neemt AI de helft over, dan win je zo'n 5 uur per week.
OutlookGmailMicrosoft 365TeamsPast in Quick Win: vanaf €1.950
Inbox & e-mail
Bijlagen vanzelf op de juiste plek
Nu
Tekeningen, contracten en bonnen komen binnen per mail en worden met de hand hernoemd en in de juiste map gezet. Of niet.
Met AI
AI herkent wat een bijlage is, geeft hem een logische naam en zet hem in het juiste dossier in SharePoint of je dossiersysteem.
Rekenvoorbeeld: 30 bijlagen per dag × 1,5 minuut = 45 minuten per dag. De helft eraf scheelt bijna 2 uur per week, en je vindt alles terug.
OutlookSharePointOneDriveGoogle DrivePast in Quick Win: vanaf €1.950
Excel & rapportages
Weekrapportage die zichzelf maakt
Nu
Elke maandag haalt iemand cijfers uit drie systemen, plakt ze in Excel en schrijft er een mail bij.
Met AI
De cijfers komen automatisch uit je ERP, CRM en webshop in een vaste rapportage, met een korte samenvatting in gewone taal erbij.
Rekenvoorbeeld: 3 uur per week rapporteren, volledig geautomatiseerd = ruim 150 uur per jaar.
ExcelPower BIExact OnlineAFASPast in Build Sprint S: €3.500
Excel & rapportages
Rommelige Excel-lijsten opschonen
Nu
Klanten- en artikellijsten met dubbele regels, verschillende schrijfwijzen en lege velden. Niemand vertrouwt de cijfers nog.
Met AI
AI ontdubbelt, vult aan en zet alles in een vaste structuur. Twijfelgevallen krijg je in een aparte lijst om zelf te beoordelen.
Rekenvoorbeeld: 5.000 regels × 30 seconden handmatig controleren = ruim 40 uur werk, in een middag gedaan.
ExcelGoogle SheetsCSVje ERPPast in Quick Win: vanaf €1.950
Excel & rapportages
Prijslijsten van leveranciers inlezen
Nu
Elke leverancier stuurt prijzen in een eigen formaat. Iemand tikt ze over of puzzelt met formules.
Met AI
AI leest elke prijslijst (Excel, PDF of mail), zet de artikelen in jouw structuur en laat zien welke prijzen gestegen of gedaald zijn.
Rekenvoorbeeld: 12 leveranciers × 2 uur per update = 24 uur per ronde. Bij vier rondes per jaar is dat bijna 100 uur.
ExcelPDFPicqerExact OnlinePast in Build Sprint S: €3.500
Orders & inkoop
Orders uit mail en PDF direct in je systeem
Nu
Klanten mailen bestellingen in alle vormen. Iemand tikt elke regel over in het ERP of WMS en controleert artikelnummers.
Met AI
Een AI-agent leest de order, zoekt klant en artikelen op, zet de order klaar in je systeem en vraagt alleen bij twijfel om je akkoord.
Rekenvoorbeeld: 40 orders per dag × 4 minuten overtikken = ruim 2,5 uur per dag. De helft eraf scheelt ruim 6,5 uur per week.
OutlookExact OnlineAFASPicqerPast in Build Sprint M: €6.500
Orders & inkoop
Voorraad- en levertijdmeldingen
Nu
Klanten horen pas dat iets niet op voorraad is als ze bellen. Je team zoekt het steeds opnieuw op.
Met AI
Zodra voorraad of levertijd verandert, krijgen de juiste klanten en collega's automatisch bericht. Met een alternatief product als dat er is.
Rekenvoorbeeld: 15 telefoontjes per dag over levertijden × 4 minuten = 1 uur per dag dat je terugwint.
PicqerExact OnlineShopifyWooCommercePast in Quick Win: vanaf €1.950
Klantenservice
Chat die de orderstatus live opzoekt
Nu
"Waar blijft mijn bestelling?" is de meest gestelde vraag. Elke keer zoekt iemand het op in twee systemen.
Met AI
De chatbot op je website controleert wie de klant is, zoekt de order live op in je systeem en geeft direct antwoord. Lastige vragen gaan naar je team.
Rekenvoorbeeld: 50 statusvragen per dag × 3 minuten = 2,5 uur per dag. Beantwoordt de chat de helft, dan scheelt dat ruim 6 uur per week.
ShopifyWooCommercePicqerSendcloudPast in Build Sprint S: €3.500
Klantenservice
WhatsApp-assistent voor klantvragen
Nu
Klanten appen op je mobiele nummer, ook in het weekend. Vragen blijven liggen of worden vergeten.
Met AI
Een AI-assistent op je zakelijke WhatsApp beantwoordt vaste vragen, plant afspraken in en zet de rest netjes door naar de juiste collega.
Rekenvoorbeeld: 25 appjes per dag × 3 minuten = ruim 1 uur per dag, en geen gemiste aanvragen meer.
WhatsApp BusinessGoogle AgendaOutlookje CRMPast in Build Sprint S: €3.500
Klantenservice
Retouren en klachten registreren
Nu
Retourmails en klachten komen binnen in de inbox en worden met de hand overgezet in een lijst of systeem.
Met AI
AI haalt ordernummer, reden en foto's uit de mail, maakt het retour aan en stuurt de klant een bevestiging met de volgende stap.
Rekenvoorbeeld: 20 retouren per dag × 5 minuten = bijna 2 uur per dag. De helft eraf scheelt ruim 4 uur per week.
ShopifyWooCommerceSendcloudZendeskPast in Quick Win: vanaf €1.950
Telefoon
AI-receptionist die afspraken inplant
Nu
De telefoon gaat terwijl je met een klant bezig bent. Gemiste oproepen zijn gemiste opdrachten.
Met AI
Een AI-telefoonassistent neemt op in jouw bedrijfsnaam, beantwoordt vaste vragen, plant afspraken in je agenda en stuurt je een samenvatting. Spoed verbindt hij door.
Rekenvoorbeeld: 10 gemiste oproepen per week × 25% opdrachtkans × €400 per opdracht = €1.000 per week aan gemiste omzet.
Je huidige nummerVoysGoogle AgendaOutlookPast in Build Sprint S: €3.500
Telefoon
Storingen melden na kantoortijd
Nu
Wie na 17.00 uur belt met een storing, krijgt een voicemail. Of de monteur van dienst wordt voor alles gebeld.
Met AI
De AI-assistent noteert de storing, vraagt door op urgentie, maakt een melding aan en belt alleen bij echte spoed de monteur van dienst.
Rekenvoorbeeld: 15 meldingen per week buiten kantoortijd, waarvan 3 echte spoed. De monteur wordt nog maar 3 keer gebeld in plaats van 15.
Je huidige nummerplanningssoftwaree-mailSMSPast in Build Sprint M: €6.500
Telefoon
Statusvragen telefonisch afhandelen
Nu
Klanten en ontvangers bellen om te vragen waar hun zending is. Planners zoeken het op en verliezen hun focus.
Met AI
De AI-telefoonassistent herkent het zending- of ordernummer, zoekt de status live op en geeft antwoord. Uitzonderingen gaan met een samenvatting naar de planner.
Rekenvoorbeeld: 40 statusvragen per dag × 3 minuten = 2 uur per dag. De helft eraf scheelt 5 uur per week.
TMSWMSExcelje huidige telefoniePast in Build Sprint M: €6.500
Documenten
Inkoopfacturen automatisch klaarzetten
Nu
Facturen komen binnen als PDF. Iemand neemt bedragen over, zoekt de inkooporder erbij en boekt ze in.
Met AI
AI leest de factuur uit, legt hem naast de inkooporder en zet de boeking klaar in je boekhouding. Afwijkingen krijg je apart te zien.
Rekenvoorbeeld: 300 facturen per maand × 4 minuten = 20 uur per maand. De helft eraf scheelt 10 uur per maand.
Exact OnlineAFASTwinfieldSnelStartPast in Build Sprint S: €3.500
Documenten
Vrachtbrieven en CMR's uitlezen
Nu
Vrachtbrieven, pakbonnen en CMR's komen binnen als scan of foto. De gegevens worden met de hand overgenomen.
Met AI
AI leest afzender, ontvanger, colli, gewichten en referenties uit, controleert ze op logica en zet ze klaar in je TMS.
Rekenvoorbeeld: 80 documenten per dag × 2 minuten = bijna 3 uur per dag. De helft eraf scheelt ruim 6 uur per week.
TMSOutlookscans en foto'sExcelPast in Build Sprint S: €3.500
Documenten
Douanedocumenten voorbereiden
Nu
Voor elke aangifte worden facturen, paklijsten en goederencodes bij elkaar gezocht en overgetypt.
Met AI
Een AI-agent verzamelt de stukken, stelt goederenomschrijvingen en codes voor en zet het dossier klaar. De declarant controleert en dient in.
Rekenvoorbeeld: 25 dossiers per dag × 10 minuten voorwerk = ruim 4 uur per dag. De helft eraf scheelt 10 uur per week.
OutlookaangiftesoftwareExcelPDFPast in Build Sprint M: €6.500
Sales & marketing
Offertes en contracten opstellen
Nu
Elke offerte begint met een oud document dat wordt aangepast. Prijzen, voorwaarden en namen kloppen niet altijd.
Met AI
Een AI-agent maakt uit een paar velden of een gespreksverslag een complete offerte of contract in jouw opmaak, met de juiste prijzen uit je systeem.
Rekenvoorbeeld: 10 offertes per week × 30 minuten = 5 uur per week. Met AI 10 minuten per offerte: bijna 3,5 uur per week terug.
Wordje CRMExact OnlineGrippPast in Build Sprint M: €6.500
Sales & marketing
Leads verrijken en CRM bijwerken
Nu
Na elk gesprek of formulier moet iemand bedrijfsgegevens opzoeken, het CRM bijwerken en een opvolgmail schrijven.
Met AI
AI vult bedrijfsgegevens aan (KvK, website, branche), werkt het CRM bij en zet een persoonlijke opvolgmail klaar. Jij keurt goed.
Rekenvoorbeeld: 30 nieuwe leads per week × 10 minuten = 5 uur per week. De helft eraf scheelt 2,5 uur per week.
HubSpotPipedriveTeamleaderSalesforcePast in Build Sprint S: €3.500
Sales & marketing
Productteksten en vertalingen op schaal
Nu
Nieuwe producten staan online met alleen de leverancierstekst, of helemaal zonder beschrijving. Vertalen komt er niet van.
Met AI
AI schrijft productteksten in jouw toon op basis van de specificaties, in alle talen die je nodig hebt. Je redacteur controleert in plaats van schrijft.
Rekenvoorbeeld: 500 producten × 15 minuten schrijven = 125 uur. Met AI en een controle van 3 minuten per product: 25 uur.
ShopifyWooCommerceLightspeedChannablePast in Quick Win: vanaf €1.950
Sales & marketing
Social posts uit je eigen aanbod
Nu
Social media schiet erbij in. Als er iets geplaatst wordt, kost het een halve dag.
Met AI
AI maakt posts, carrousels en korte video's uit je actuele aanbod, in je eigen huisstijl. Jij keurt goed, het systeem plaatst.
Rekenvoorbeeld: 5 posts per week × 45 minuten = bijna 4 uur per week. Met AI blijft er 30 minuten controle over.
InstagramFacebookLinkedInje webshop of feedPast in Build Sprint S: €3.500
Intern & kennis
Interne kennisbank-assistent
Nu
Nieuwe collega's stellen steeds dezelfde vragen. Het antwoord staat ergens in een handboek, procedure of oude mail.
Met AI
Een assistent die je eigen documenten doorzoekt en antwoord geeft met bronvermelding. Desnoods volledig lokaal, zodat niets je netwerk verlaat.
Rekenvoorbeeld: 20 medewerkers × 20 minuten zoeken per dag = bijna 7 uur per dag. De helft eraf scheelt ruim 16 uur per week.
SharePointTeamsGoogle DrivenetwerkschijfPast in Build Sprint S: €3.500
Intern & kennis
Contracten doorzoeken met lokale AI
Nu
Wat staat er in die 400 contracten over opzegtermijnen of aansprakelijkheid? Dat betekent dagen lezen.
Met AI
AI op je eigen server leest alle contracten, beantwoordt je vraag met verwijzing naar artikel en pagina en zet afwijkingen op een rij. Geen data naar de cloud.
Rekenvoorbeeld: 400 contracten × 10 minuten zoeken = bijna 70 uur. Met lokale AI een middag, inclusief controle.
Eigen servernetwerkschijfSharePointPDF en WordPast in Build Sprint M: €6.500
Apps & portalen
B2B-klantportaal
Nu
Klanten mailen en bellen voor nabestellingen, facturen, pakbonnen en leverstatus. Je binnendienst is een doorgeefluik.
Met AI
Een portaal waar zakelijke klanten zelf bestellen tegen hun eigen prijzen, facturen downloaden en de status volgen. Direct gekoppeld aan je ERP.
Rekenvoorbeeld: 60 contactmomenten per dag × 3 minuten = 3 uur per dag. Gaat de helft via het portaal, dan scheelt dat 7,5 uur per week.
Exact OnlineAFASPicqerSAP Business OnePast in Build Sprint L: vanaf €7.500
Apps & portalen
Werkbon-app voor monteurs
Nu
Werkbonnen op papier of in losse apps. Op kantoor wordt alles overgetypt voordat de factuur de deur uit kan.
Met AI
Een app waarin monteurs uren, materiaal, foto's en een handtekening vastleggen, ook zonder bereik. Op kantoor staat de factuur direct klaar.
Rekenvoorbeeld: 40 werkbonnen per week × 10 minuten overtypen = bijna 7 uur per week, en sneller factureren.
iOSAndroidplanningssoftwareExact OnlinePast in Build Sprint L: vanaf €7.500
Apps & portalen
Chauffeurs-app met afleverbewijs
Nu
Chauffeurs bellen de planning bij elke afwijking. Afleverbewijzen komen dagen later binnen als foto in de groepsapp.
Met AI
Een app met ritlijst, scan bij aflevering, foto en handtekening. De klant krijgt automatisch bericht en de planning ziet alles live.
Rekenvoorbeeld: 12 chauffeurs × 4 belletjes per dag × 3 minuten = 2,4 uur per dag aan telefoontjes die de planning terugwint.
iOSAndroidTMSe-mail en SMSPast in Build Sprint L: vanaf €7.500
